日常工作是如何处理的;
当某些非常规的事情出现时/体系是否还工作;
当出现危机时/事物是否仍在控制下。
进入现场前内部的
充分协商是必要的
目的是沟通审核意图和协调审核步骤;
同时进一步明确审核中的重点关注;
相互提醒审核中应特别注意的事项。
审核员最大的挑战是与人相处;
因而与人打交道得十分小心;
不能让对方反感而导致你审核的失败;
记住:千万不能把审核做成是审查(找麻烦)。
记住样本选择的原则
为了达到目标;
密切相关的;
有代表性;
样本量:3<n<12
有效的工作方式
听:聆听、倾听,听你所关心的;
看:敏锐、敏感,丝丝缕缕中看出问题的真相;
查:学会抽样查看,学会证实;
问:不脱离你的主题,询问你所关心的事。
记录:是不可缺少的,尤其是对问题点应予详细的记录。
有效的审核顺序
交谈——提问
描述——听取
文件——依据
证明——有效证据
现场审核中导致
失败的情况
同仁面前举止过于刻板,让人不自在;
没有以平常心进行有效沟通,以为高人一等;
提问缺乏技巧,让人可用简单的YES或NO回答之;
缺乏自信心,不能涉及别人工作的核心问题;
不能有效用全“听、看、查、问”的审核方法,一味只查资料做记录;
不能用足够的智慧去化解审核中的障碍;
做和事佬去介入别人的事务纷争;
滔滔不绝说教,让人家以为你是一名牧师;
审核组内不能按分工有效协调,各行其是。
高层审核是个难题
职位上本身就高过你,你有一种敬畏的感觉;
知识水平上可能比你高;
看问题的层次和深度可能和你不一样;
但也不排除有低水平、低认识的人。
但它却是关键的一步,
需要你
事先做充分的准备;
标准和文件是你的依据;
应该沟通一些管理者感兴趣又不脱离主题的话题;
学会用经济语言,而避免用生硬的名词、术语;
必须让管理者体会到这样的审核对推动体系确实有益;
你需要是会沟通又有一定知识面的人
同级沟通也不轻松
坦诚心打动人,千万别让人感觉来搅浑;
是完善体系,而不是给别人难看,所以应换位思考,体谅别人的难处;
对发现问题应帮助分析原因,根本目的在于挖掉冰山;
以事论事,别扯入人际关系;
失误人人都有,千万不要落井下石,更不可打小报告穿小鞋;
当你犯错时,道歉是必须的;
总之,友好的气氛是成功审核的基础。