要访问或交换的数据类型和影响界别、如何使用交换数据，以及在交换系统的两端处理、存储或传输数据时如何保证数据安全。
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常见的数据交换/共享软件场景包括但不限于：在授权用户之间共享软件数据和信息；提供对数据的自定义访问；合作进行联合项目；提供完整的、短暂的、间歇性的、的或临时的数据交换共享软件活动；通过交换共享软件减少数据收集工作量和成本；提供在线培训；为关键数据和备份文件提供安全存储。
实现数据共享软件，可以使更多的人充分地使用已有数据资源，减少资料收集、数据采集等重复劳动和相应费用，而把精力重点放在开发新的应用程序及系统集成上。总的来说可以为组织带来如：降低运营成本、增强业务能力、提高效率、集中访问数据以减少重复数据集、促进组织间的沟通与合作，加强参与组织之间的联系等益处。
除此以外，数据共享软件的程度也反映了一个地区、一个国家的信息发展水平，数据共享软件程度越高，信息发展水平越高。