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ISO9001认证质量管理体系认证之文件管理程序

发布日期 :2018-10-13 19:03访问:1次编号:4713912
品牌:
汉墨咨询
ISO:
9001认证
ISO:
9000认证
分 类
管理咨询
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发货期限
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详细介绍
ISO9001认证质量管理体系认证之文件管理程序厦门

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1. 目的
对本公司QS中所有文件、记录进行控制,确保各相关场所使用的文件为有效版本,并防止失效文件的非预期使用。
2. 范围
适用于与管理体系有关的所有文件(包括内部文件和外来文件)、记录的控制。
3. 职责    
3.1 总经理负责批准发布《管理手册》。
3.2 管理者代表负责组织《管理手册》及其程序文件的编写、评审,并控制其更改。
3.3 办公室负责管理体系中各种文件,包括相关外来文件的发放和归档控制。
4. 程序
 
4.3文件的发放及评审
4.3.1为确保文件的适宜性和充分性,所有文件发布前应按4.2要求得到相关人员的批准。
4.3.2办公室根据管理性文件的内容确定文件的发放范围,应确保所有相关场所和部门都能得到有关文件的适用版本,办公室应填写《文件发放/回收记录》由接收人签名确认。
4.3.3办公室每年结合管理评审组织各部门对本部门编写的文件进行评审。经评审已不适用需作适当更改时,执行4.5条规定。
4.3.4 对于平时体系运行过程中发现文件不适用的地方,发现问题可立即提出修改。
4.4文件受控状态及其标识
4.4.1公司所有文件均为“受控”文件。有效文件不加盖任何印章;失效文件加盖“失效”印章。
4.4.2 所有文件发放前均应编制并登记分发序号,如01、02等。
4.5文件的修改
4.5.1文件的修改由该文件的原编写部门进行。修改责任人应填写《文件修改申请单》,经文件的原审批部门/领导审批后执行修改。如指定其它部门进行修改,则该部门应得到修改所依据的背景资料。
4.5.2修改文件的责任部门负责建立文件修改履历表,并在修改后的有效文件上注明版本号和修改第次,版本号由A/0,变为A/!,依此类推;当文件出现大幅更改时,则直接升级版为B/0,以些类推。
4.5.3修改或增减个别字词时,可采用划改方式,应注明修改人及日期。当采用换页方式修改时,执行4.5.2规定。禁止涂改。
4.5.4所有被修改的已失效文件应由办公室及时收回,以确保有效文件的性。
4.5.5 因法规要求、标准等原因导致记录表单须变更时,办公室应通知相关单位更改使用新版表单。
4.6 文件的保存、作废与销毁
4.7.1文件的保存
1)办公室负责建立公司的管理手册和程序文件的《受控文件清单》。
2)办公室负责编制公司的《记录清单》,包括记录名称、编号、保存期限和保存部门,并汇总与该清单保持一致的记录的原始样本。各部门应保存与该《记录清单》相一致的相关记录。
3)所有与管理体系有关的文件(包含记录表单)都应分类存放于干燥、安全的地方;任何人不得在有效文件上乱涂乱画;不得擅自外借。应确保文件清晰、易于识别和检索。
4)填写记录表单时,如因笔误或计算失误需要修改原记录内容,应用单杠划去原内容,在其上方写上更改后的内容,并盖章或签名及日期。
5)记录表单应填写及时、真实,内容完整、字迹清晰,不得任意涂改。无法填写的项目,应能说明理由并将该项目用单杠划去。相关责任人签名及日期处则不许空白
6)各部门应落实责任到人负责将收集到的记录按产品/日期或活动等类别加以整理,以便于检索,并存放于防潮、防火、防盗、防虫咬的文件柜/夹中
4.7.2文件的作废和销毁
1)办公室负责将失效文件及时地从使用场所撤出,在原发放记录中注明收回日期并由原领用人签字;及时加盖“失效”章。使用场所如需保留已失效文件,则只能作为参考使用。
2)对收回的失效文件由办公室经理确认后立即销毁。
4.8外来文件的控制
对于与QMS有关的法律法规等管理性文件和国家和行业标准,由品管部负责跟踪、识别和评审其适用性,建立“外来文件清单”,统一编制分发序号。对其控制应执行本程序相关条款规定。OHS法律法规及相关要求,执行《法律法规和相关要求控制程序》
5. 相关文件:无
6. 质量记录
受控文件清单
文件发放/回收记录
文件修改申请单
外来文件清单
记录清单

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